So geht's: Berechnung und Erstattung der U1 (2024)

Die War­te­zeit im De­tail

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst nach vierwöchiger, ununterbrochener Dauer der Beschäftigung. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung beginnt am ersten Tag der fünften Beschäftigungswoche, dem 29. Tag.

Sie berechnen die Vier-Wochenfrist von der geplanten Arbeitsaufnahme an. Der erste Arbeitstag wird dabei mitgezählt. Es spielt keine Rolle, ob Beginn und/oder Ende der Wartezeit auf einen Sonn- oder Feiertag fallen. Nach vier Wochen, also genau nach 28 Tagen, ist die Wartezeit beendet.

Für den Beginn der Wartezeit kommt es nicht darauf an, ob eine tatsächliche Arbeitsleistung erfolgt. Entscheidend ist der rechtliche Bestand des Arbeitsverhältnisses. Wird ein Arbeitsverhältnis rechtlich und tatsächlich unterbrochen, beginnt die Wartezeit neu.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer nimmt am 01.08. eine unbefristete Beschäftigung auf.

Die Wartezeit läuft vom 01.08. bis 28.08.

Der Arbeitgeber muss Entgeltfortzahlung erst nach Ende der Wartezeit leisten, hier ab 29.08.

Hö­he der Ent­gelt­fort­zah­lung

Sie zahlen dem Mitarbeiter das ihm zustehende Arbeitsentgelt weiter. Das ist grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge.

Die Methode zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts bzw. zur Bestimmung des fortgezahlten Arbeitsentgelts richtet sich nach den konkreten arbeitsrechtlichen Gegebenheiten. Danach ist eine arbeits-, werk- oder kalendertägliche Berechnungsweise möglich.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Stun­den­lohn

Bei einem Stundenlohn multiplizieren Sie die wegen Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Stunden mit dem Stundenlohn.

Beispiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 02.02. bis 05.02. (4 Tage)

Stundenlohn: 11,25 Euro Brutto, Arbeitszeit: 6 Stunden täglich, 5-Tage-Woche

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Ausgefallene Arbeitszeit: 24 Stunden.

24 Stunden x 11,25 Euro = 270,00 Euro

U1-Erstattung der Arbeitgeberversicherung:

270,00 Euro x 80 Prozent =216,00 Euro Erstattungsbetrag inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Mo­nats­lohn nach Ar­beits­ta­gen

Erfolgt die Entgeltfortzahlung in Ihrem Betrieb nach Arbeitstagen, ermitteln Sie zunächst den Tagesbetrag, indem Sie das Monatsgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage des betreffenden Monats teilen. Anschließend multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage.

Beispiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 25.07. bis 01.09.

Monatslohn von 1425,40 Euro Brutto

5-Tage-Woche montags bis freitags

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Juli - 21 Arbeitstage - 1425,40 Euro : 21 = 67,88 Euro x 5 = 339,40 Euro

August - 23 Arbeitstage - 1425,40 Euro

September - 21 Arbeitstage - 1425,40 Euro : 21 = 67,88 Euro

insgesamt : 1832,68 Euro

U1-Erstattung der Arbeitgeberversicherung:

1832,68 Euro x 80 Prozent = 1466,14 Euro inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei Mo­nats­lohn nach Ka­len­der­ta­gen

Erfolgt die Entgeltfortzahlung in Ihrem Betrieb nach Kalendertagen, teilen Sie das Monatsgehalt durch die Anzahl der Kalendertage des jeweiligen Monats und multiplizieren es mit der Anzahl der ausgefallenen Kalendertage.

Bespiel:

Arbeitsunfähig erkrankt vom 25.05. bis 03.07.

Monatslohn von 1425,40 Euro Brutto

Entgeltfortzahlung Arbeitgeber:

Mai 1425,40 Euro : 31 = 45,98 Euro x 7 = 321,86 Euro

Juni: 1425,40 Euro

Juli: 1425,40 Euro : 31 = 45,98 Euro x 3 = 137,94 Euro

insgesamt : 1885,20 Euro

Erstattung Arbeitgeberversicherung

1885,20 Euro x 80 Prozent = 1508,16 Euro inklusive Beitragsanteil

Ent­gelt­fort­zah­lung bei schwan­ken­den Ar­beits­zei­ten

In manchen Branchen schwanken Arbeitszeiten von Monat zu Monat. Sind die Arbeitszeiten in einem Schichtsystem bereits vorausgeplant, steht damit auch die regelmäßige Arbeitszeit fest, die für die Entgeltfortzahlung relevant ist. Bei schwankender individueller Arbeitszeit ist eine vergangenheitsbezogene Berechnung zulässig. Als Richtgröße nehmen Sie dabei den letzten Abrechnungsmonat.

Das Entgelt, das in diesem Abrechnungszeitraum erzielt wurde, teilen Sie durch die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage des betreffenden Monats. Danach multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage. Spiegelt das Ergebnis nicht die tatsächlichen Verhältnisse wider, erweitern Sie den Berechnungszeitraum auf bis zu zwölf Monate.

Ent­gelt­fort­zah­lung an Fei­er­ta­gen

Arbeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertages ausfällt, soll keine Minderung des Arbeitsentgeltes zur Folge haben. Der Arbeitgeber zahlt daher in solchen Fällen dasjenige Arbeitsentgelt weiter, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte. Voraussetzung ist, dass die Arbeit tatsächlich ausfällt. Hätte der Arbeitnehmer ohnehin an dem Tag nicht gearbeitet, besteht auch kein Anspruch.

Be­rech­nungs­wei­sen der Ent­gelt­fort­zah­lung

Aus Tarif- oder Arbeitsverträgen können sich andere Berechnungsweisen als die oben angesprochenen ergeben. Die einmal festgelegte Berechnungsweise für Ihr Unternehmen behalten Sie natürlich auch bei der Abrechnung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1-Erstattung) mit der Arbeitgeberversicherung bei.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei der­sel­ben Krank­heit

Sie zahlen das Entgelt nicht unbegrenzt für jede Erkrankung. Innerhalb eines Zeitjahres zahlen Sie nur für insgesamt sechs Wochen wegen derselben Krankheit. Auch dann, wenn sich der Anspruch auf mehrere Krankheitszeiträume verteilt.

Für Arbeitgeber ist es anhand der vorgelegten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht immer einfach zu entscheiden, ob dem Mitarbeiter noch Entgeltfortzahlung zusteht oder ob er aufgrund von Vorerkrankungen keine Entgeltfortzahlung mehr leisten muss. Falls der Beschäftigte vor Beginn einer neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit gefehlt hat, hat er in jedem Fall einen neuen Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung.

Krankengeld

Ist der Anspruch des einzelnen Mitarbeiters von maximal sechs Wochen Entgeltfortzahlung aufgebraucht, setzt normalerweise die Zahlung von Krankengeld durch die gesetzliche Krankenversicherung ein. Geringfügig Beschäftigte haben in der Regel keinen Anspruch auf Krankengeld.

Ent­gelt­fort­zah­lung bei wie­der­hol­ten Er­kran­kun­gen

Ist Ihr Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten zweimal krankgeschrieben, schauen Sie, ob seit der letzten Arbeitsunfähigkeit sechs Monate vergangen sind:

  • Ja: Mitarbeiter hat erneut Anspruch auf volle sechs Wochen Entgeltfortzahlung.
  • Nein: Sprechen Sie die zuständige Krankenkasse an, ob die neue Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht und es anrechenbare Vorerkrankungen gibt.

Angerechnet werden nur Erkrankungen wegen derselben Krankheit. Dafür muss man die Krankheitsursache kennen. Diese ist dem Arbeitgeber jedoch meist unbekannt. Um die gesetzliche Regelung anwenden zu können, können Arbeitgeber bei Bedarf per Datensatz die Vorerkrankungszeiten bei der Krankenkasse anfordern.

So geht's: Berechnung und Erstattung der U1 (2024)
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Author: Moshe Kshlerin

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